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Massenrechnungen in bexio erstellen - wiederkehrend

Dernière mise à jour : il y a 6 jours


So erstellst du basierend auf einer Rechnungsvorlage, Verkaufs-Rechnungen an alle deine Kontakte oder Kontaktkategorien. Besonders hilfreich für Vereine mit Mitgliederrechnungen, Stiftungen mit Spendenaufrufen und andere wiederkehrende Rechnungsmodelle.




Kostenlos registrieren

Um den Massenkopierer verwenden zu können, benötigst du ein Account auf app.rombro.ch. Dann steht dem nächsten Schritt nichts mehr im Weg.

Dein bexio Konto mit app.rombro.ch verbinden

Verknüpfe anschliessend das bexio Konto in dem die Verkaufs-Rechnungen erstellt werden sollen.


gif wie man ein bexio konto mit der app.rombro.ch verknüpft
bexio Konto mit der app.rombro.ch verknüpfen

Rechnungsvorlage im bexio anlegen

Erstelle im bexio unter "Verkauf" - "Rechnungen" eine Rechnungsvorlage im Status offen, die als Grundlage für die Massenrechnungen dient. Merke dir die Rechnungsnummer "RE-00002".


Tipp #1: Diese Rechnungsvorlage ist bereits die gestellte Rechnung für diesen Kontakt und wird beim Rechnungslauf nicht nochmals erstellt. Damit vermeiden wir Duplikate.


Tipp #2: Titel und Leistungszeitraum werden aus der Rechnungsvorlage beim Rechnungslauf nicht übernommen. Wir empfehlen die Felder "Referenz", "Kopfzeile", "Fusszeile" oder "Zusatztext" zu verwenden.


screenshot aus bexio der rechnungsvorlage bereit zum kopieren

screenshot aus bexio der rechnungsvorlage mit den positionen bereit zum kopieren


Neue Massenrechnung

Wähle im Menü unserer app.rombro.ch das Modul "Rechnungen kopieren" aus und klicke dann auf den Knopf "Neuer Kopiervorgang" um die Angaben für den Rechnungslauf zu definieren.


gif neue massenrechnung erstellen

Rechnungslauf definieren und starten 🚀
  1. bexio Verbindung: Lege fest in welchem bexio Konto die Rechnungen erstellt werden sollen.

  2. Dokumentenummer: Gib die bexio Rechnungsnummer der Rechnungsvorlage ein, die als Grundlage für den Rechnungslauf dient und wähle sie aus der vorgeschlagenen Liste aus.

  3. Kontakte auswählen: Definiere nun für welche Kontakte oder Kontaktkategorien die Rechnungen erstellt werden sollen (z.B. Aktivmitglieder)

  4. Rechnungsdatum: Wähle das Rechnungsdatum für die Massenrechnungen.

⚠️ Es besteht derzeit ein Limit von maximal 2'000 zu erstellende Rechnungen. Hast du mehr Rechnungen zu erstellen? Kontaktiere unseren Support.


Mit Klick auf "Erstellen" wir der Vorgang gestartet und die Rechnungen erstellt. Du kannst im bexio unter "Verkauf" - "Rechnungen" den Fortschritt verfolgen.


gif aus der app definition des rechnungslaufes

Anwendungsbeispiele

Unser Rechnungskopierer ist vielseitig einsetzbar und für folgende Organisationen und Geschäftsbereiche geeignet:

  1. Vereine: Vereine mit regelmässigen Mitgliedsbeiträgen können den Rechnungskopierer nutzen, um wiederkehrende Mitgliederrechnungen effizient zu erstellen.

  2. Stiftungen: Stiftungen, die regelmässig Spendenaufrufe versenden, könnten den Rechnungskopierer verwenden, um Vorlagen für diese Spendenrechnungen zu erstellen und schnell anzupassen.

  3. Abonnementdienste: Unternehmen, die Abonnementdienste anbieten (z.B. Services, Zeitschriften), könnten den Rechnungskopierer nutzen, um wiederkehrende Rechnungen für ihre Kunden zu generieren.

  4. Verwaltungen: Immobilienverwaltungen oder Coworking-Spaces können den Rechnungskopierer verwenden, um regelmässige Miet- oder Nutzungsgebühren in Rechnung zu stellen.

  5. Bildungseinrichtungen: Schulen oder Schulungsanbieter könnten den Rechnungskopierer nutzen, um Kursgebühren oder Schulgelder in regelmässigen Abständen zu fakturieren.

  6. Fitnessstudios: Fitnessstudios können den Rechnungskopierer verwenden, um Mitgliedschaftsgebühren monatlich oder jährlich zu fakturieren.

  7. Serviceanbieter: Unternehmen, die wiederkehrende Dienstleistungen anbieten, wie Wartungsverträge oder IT-Support, könnten den Rechnungskopierer nutzen, um ihre Dienstleistungsrechnungen zu automatisieren.

  8. Veranstalter: Veranstalter von Konferenzen oder Workshops könnten den Rechnungskopierer verwenden, um Teilnahmegebühren in Rechnung zu stellen.

Der Rechnungskopierer ist vielseitig einsetzbar und für alle Organisationen geeignet, die wiederkehrende Rechnungsmodelle haben und nach einer effizienten Lösung für die Rechnungserstellung suchen.


 

Verwendete Software:

app.rombro.ch (bexio Addon) www.bexio.ch (Cloudbasierte Buchhaltungssoftware)

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