• Roman BrĂŒngger

Revisionssichere elektronische Belegablage 🔒

Ich möchte mich heute einmal dem Thema "revisionssichere Aufbewahrung von elektronischen Belege" annehmen. Gleich vorweg, ich verfolge eine null Papier Strategie und möchte Euch zeigen, dass es auch ohne teure Software, ohne GebĂŒV Zertifizierung und ohne ungutes GefĂŒhl geht. Es geht nĂ€mlich ganz einfach und man braucht nicht lĂ€nger unsicher zu sein. Zuerst aber kurz warum wir ĂŒberhaupt Belege aufbewahren.

Jeder der eine Buchhaltung fĂŒhrt, auch wenn dies nur eine Einnahmen und Ausgaben Aufstellung ist, muss dabei den GrundsĂ€tzen der ordnungsmĂ€ssigen BuchfĂŒhrung folgen. Diese GrundsĂ€tze sind gar nicht einmal so kompliziert. Jeder der schon einmal eine Vereinsbuchhaltung gefĂŒhrt hat kennt diese GrundsĂ€tze. Es handelt sich dabei um einfache Anforderungen die auch ein Vereinsmitglied an seinen Kassier hat. Der Kassier soll gemĂ€ss Vereinszweck mit dem Vereinsvermögen umgehen. Um das zu kontrollieren sollen alle Transaktionen in der Vereinsbuchhaltung aufgefĂŒhrt werden. Wenn er einen Barbezug vom Vereinskonto macht muss er den Verwendungszweck angeben können. Um auch Jahre spĂ€ter das noch nachvollziehen zu können, lohnt es sich dabei Notizen zu machen. Auch eine Bankzahlung an einen Lieferanten soll mit der dazugehörigen Rechnung belegt werden. Wir legen also gegenĂŒber einem Interessenten Rechenschaft fĂŒr einen GeschĂ€ftsvorfall oder Sachverhalt ab. Das ist der Grund, wieso wir Belege aufbewahren.

Nun gibt es die Möglichkeit, Belege entweder in Papierform oder elektronisch aufzubewahren. Ich empfehle Euch mit Überzeugung die elektronische Variante. Es tut so gut, wenn jedes StĂŒck Papier im BĂŒro so schnell als möglich zu Altpapier gemacht wird. Nicht mehr an Papier gebunden zu sein, heisst auch ortsunabhĂ€ngig arbeiten zu können und jederzeit ĂŒber alle Informationen zu verfĂŒgen.

Bereits jetzt erhĂ€lt man eine Vielzahl von Belegen nur noch in elektronischer Form. FĂŒr InternetkĂ€ufe erhĂ€lt man in den seltensten FĂ€llen eine physische Quittung. Und Online Zahlungen machen doch mittlerweile bei vielen Unternehmen die Mehrheit der Transaktionen aus. Diese Quittungen auszudrucken ist einfach nicht zweckmĂ€ssig. Auch Hybridlösungen, sprich physische und teils elektronische Aufbewahrung, sind nicht befriedigend und verfehlen den Zweck. Immer wieder wird empfohlen, Belege nach dem Scannen wenigstens noch in einer Schachtel unsortiert aufzubewahren. Dies verfehlt aber den Zweck der NachprĂŒfbarkeit, da beim Verlangen bestimmter Belege, diese nicht innert angemessener und zweckmĂ€ssiger Frist, gefunden werden können.

Um die Belege ausschliesslich digital aufzubewahren braucht es keine GebĂŒV zertifizierte Dokumentenablage. Auch eine elektronische Signatur oder die Ablage im Format PDF/A ist nicht verlangt (Quelle). Vielfach verliert man sich in diesen rechtlichen AbklĂ€rungen. Macht das nicht. Das Gesetz ist so ausgerichtet, dass das Ein Mann GipsergeschĂ€ft nur von einem Mindestmass an Regulierungen betroffen ist. Wichtiger als die Aufbewahrung ist es, jederzeit AuskĂŒnfte ĂŒber einen verbuchen GeschĂ€ftsfall geben zu können. UnabhĂ€ngig davon, ob dies mit physischen oder elektronischen Belegen gemacht werden kann.

Ich empfehle somit alle physischen Belege zu scannen. Ein guter Scanner, der auch exotische Papierformate wie zum Beispiel lange Quittungen problemlos scannen kann, ist Gold wert. Ich nutze zum Beispiel einen ScanSnap iX1500 und unterwegs scanne ich Quittungen mit der leistungsstarken App Scanner Pro. Um jederzeit und ĂŒberall auf die Dokumente zugreifen zu können, ohne dabei eigene Server unterhalten zu mĂŒssen, eignet sich die Ablage bei Cloud Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Ich nutze die Workspace von Google Drive, da mit der Suchfunktion nach Inhalten gesucht werden kann, ohne dass diese durchsuchungsfĂ€hig (OCR) gescannt wurden werden mĂŒssen. Zudem haben moderne Cloudlösungen ein AktivitĂ€ten Protokoll, ein Versionsverlauf oder auch ein Audit Log, wo alle Änderungen gespeichert werden. Von der Cloud aus können Dokumente dann an das Buchhaltungsprogramm wie z.B. bexio fĂŒr die Verarbeitung weitergeleitet werden. Ein grosser Vorteil dabei ist, dass Belege direkt mit den Buchungen verknĂŒpft werden können. Eine sofortige VerfĂŒgbarkeit und die NachprĂŒfbarkeit ist somit sichergestellt.

Dieses Setup ist reicht fĂŒr ein KMU vollkommen aus und hĂ€lt jeder Revision stand. Auch bei den Steuerbehörden, den steuermindernde Tatsachen haben die Steuerpflichtigen durch geeignete Unterlagen zu belegen. Wenn die GrundsĂ€tze der ordnungsmĂ€ssigen BuchfĂŒhrung eingehalten wurden, kann aufgrund der Beweismittelfreiheit, der Nachweis ja jederzeit erbracht werden. (Quelle) Es ist nicht nötig, die Dokumentenablage oder das Buchhaltungsprogramm GebĂŒV zertifizieren zu lassen. Mit der GeschĂ€ftsbĂŒcherverordnung hat der Bundesrat Vorschriften erlassen, die vor allem im Interesse der Unternehmen selbst sind, um GeschĂ€ftsvorfĂ€lle korrekt zu dokumentieren. (Quelle) Die ZweckmĂ€ssigkeit muss dabei gegeben sein und soll keine Regulierungskrake sein.

Zum Schluss ist es wichtig, dass Ihr Euch dabei wohlfĂŒhlt. Schaut progressiv in die Zukunft und stellt Euch vor wie befreit man sich fĂŒhlt, wenn das einzige Papier im BĂŒro ein Post-it Block ist. Ich hoffe, ich konnte Euch hiermit die Skepsis vor der digitalen Dokumentenablege nehmen und freue mich, wenn auch bei Euch in Zukunft Belege in der Cloud anstatt im Bundesordner verschwinden.

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