Ich möchte mich heute einmal dem Thema "revisionssichere Aufbewahrung von elektronischen Belege" annehmen. Gleich vorweg, ich verfolge eine null Papier Strategie und möchte Euch zeigen, dass es auch ohne teure Software, ohne GebüV Zertifizierung und ohne ungutes Gefühl geht. Es geht nämlich ganz einfach und man braucht nicht länger unsicher zu sein. Zuerst aber kurz warum wir überhaupt Belege aufbewahren.
Jeder der eine Buchhaltung führt, auch wenn dies nur eine Einnahmen und Ausgaben Aufstellung ist, muss dabei den Grundsätzen der ordnungsmässigen Buchführung folgen. Diese Grundsätze sind gar nicht einmal so kompliziert. Jeder der schon einmal eine Vereinsbuchhaltung geführt hat kennt diese Grundsätze. Es handelt sich dabei um einfache Anforderungen die auch ein Vereinsmitglied an seinen Kassier hat. Der Kassier soll gemäss Vereinszweck mit dem Vereinsvermögen umgehen. Um das zu kontrollieren sollen alle Transaktionen in der Vereinsbuchhaltung aufgeführt werden. Wenn er einen Barbezug vom Vereinskonto macht muss er den Verwendungszweck angeben können. Um auch Jahre später das noch nachvollziehen zu können, lohnt es sich dabei Notizen zu machen. Auch eine Bankzahlung an einen Lieferanten soll mit der dazugehörigen Rechnung belegt werden. Wir legen also gegenüber einem Interessenten Rechenschaft für einen Geschäftsvorfall oder Sachverhalt ab. Das ist der Grund, wieso wir Belege aufbewahren.
Nun gibt es die Möglichkeit, Belege entweder in Papierform oder elektronisch aufzubewahren. Ich empfehle Euch mit Überzeugung die elektronische Variante. Es tut so gut, wenn jedes Stück Papier im Büro so schnell als möglich zu Altpapier gemacht wird. Nicht mehr an Papier gebunden zu sein, heisst auch ortsunabhängig arbeiten zu können und jederzeit über alle Informationen zu verfügen.
Bereits jetzt erhält man eine Vielzahl von Belegen nur noch in elektronischer Form. Für Internetkäufe erhält man in den seltensten Fällen eine physische Quittung. Und Online Zahlungen machen doch mittlerweile bei vielen Unternehmen die Mehrheit der Transaktionen aus. Diese Quittungen auszudrucken ist einfach nicht zweckmässig. Auch Hybridlösungen, sprich physische und teils elektronische Aufbewahrung, sind nicht befriedigend und verfehlen den Zweck. Immer wieder wird empfohlen, Belege nach dem Scannen wenigstens noch in einer Schachtel unsortiert aufzubewahren. Dies verfehlt aber den Zweck der Nachprüfbarkeit, da beim Verlangen bestimmter Belege, diese nicht innert angemessener und zweckmässiger Frist, gefunden werden können.
Um die Belege ausschliesslich digital aufzubewahren braucht es keine GebüV zertifizierte Dokumentenablage. Auch eine elektronische Signatur oder die Ablage im Format PDF/A ist nicht verlangt (Quelle). Vielfach verliert man sich in diesen rechtlichen Abklärungen. Macht das nicht. Das Gesetz ist so ausgerichtet, dass das Ein Mann Gipsergeschäft nur von einem Mindestmass an Regulierungen betroffen ist. Wichtiger als die Aufbewahrung ist es, jederzeit Auskünfte über einen verbuchen Geschäftsfall geben zu können. Unabhängig davon, ob dies mit physischen oder elektronischen Belegen gemacht werden kann.
Ich empfehle somit alle physischen Belege zu scannen. Ein guter Scanner, der auch exotische Papierformate wie zum Beispiel lange Quittungen problemlos scannen kann, ist Gold wert. Ich nutze zum Beispiel einen ScanSnap iX1500 und unterwegs scanne ich Quittungen mit der leistungsstarken App Scanner Pro. Um jederzeit und überall auf die Dokumente zugreifen zu können, ohne dabei eigene Server unterhalten zu müssen, eignet sich die Ablage bei Cloud Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Ich nutze die Workspace von Google Drive, da mit der Suchfunktion nach Inhalten gesucht werden kann, ohne dass diese durchsuchungsfähig (OCR) gescannt wurden werden müssen. Zudem haben moderne Cloudlösungen ein Aktivitäten Protokoll, ein Versionsverlauf oder auch ein Audit Log, wo alle Änderungen gespeichert werden. Von der Cloud aus können Dokumente dann an das Buchhaltungsprogramm wie z.B. bexio für die Verarbeitung weitergeleitet werden. Ein grosser Vorteil dabei ist, dass Belege direkt mit den Buchungen verknüpft werden können. Eine sofortige Verfügbarkeit und die Nachprüfbarkeit ist somit sichergestellt.
Dieses Setup ist reicht für ein KMU vollkommen aus und hält jeder Revision stand. Auch bei den Steuerbehörden, den steuermindernde Tatsachen haben die Steuerpflichtigen durch geeignete Unterlagen zu belegen. Wenn die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung eingehalten wurden, kann aufgrund der Beweismittelfreiheit, der Nachweis ja jederzeit erbracht werden. (Quelle) Es ist nicht nötig, die Dokumentenablage oder das Buchhaltungsprogramm GebüV zertifizieren zu lassen. Mit der Geschäftsbücherverordnung hat der Bundesrat Vorschriften erlassen, die vor allem im Interesse der Unternehmen selbst sind, um Geschäftsvorfälle korrekt zu dokumentieren. (Quelle) Die Zweckmässigkeit muss dabei gegeben sein und soll keine Regulierungskrake sein.
Zum Schluss ist es wichtig, dass Ihr Euch dabei wohlfühlt. Schaut progressiv in die Zukunft und stellt Euch vor wie befreit man sich fühlt, wenn das einzige Papier im Büro ein Post-it Block ist. Ich hoffe, ich konnte Euch hiermit die Skepsis vor der digitalen Dokumentenablege nehmen und freue mich, wenn auch bei Euch in Zukunft Belege in der Cloud anstatt im Bundesordner verschwinden.
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Super Artikel - Danke für die wertvollen Infos!